张锡民

高效会议管理（一天）

张锡民 教授

引子案例：联想会议制度的历史意义

引子问题：回答问题并讨论

一.企业会议概述

1.企业会议体系

2.企业会议的基本功能

3.企业会议成本

思考：贵司主要会议的运作要领是否科学合理？

二.高效开会的八原则

1.要准时出席并遵从会议规则

1）准时是高效率的表现

2）准时是诚信的象征

3）准时并遵从会议规则是对他人的尊重

4）准时并遵从会议规则是企业文化的体现

案例：西点军校的故事

案例：某知名公司的军训

5）常见会议规则

案例：某知名公司的会议制度

2.主持人要控制会议的时间和气氛

1）主持人最好不是主要领导人

案例：某老总主持干部培训会

2）主持人必须牢记会议的时间范围（时间成本）

3）主持人必须善于控制会议的方向和气氛

运用提问技巧

提问游戏：黑板猜字

3.很好地做准备工作，采纳建设性的意见

1）做好会议内容的预热，预先通知会议主题

案例：遵义会议

2）做好资料印制、文件分发

3）征求相关人员的良好建议并采纳

4.不能在会上固执己见，避免争吵

1）积极发表意见

2）积极反思观点的不同之处

3）参与表决

4）保留自我意见，尊重会议决议

案例：周恩来、陈云参加会议

5）持有取长补短心态，避免争吵

案例：一位著名散文家的精彩描述

案例：富兰克林的著名自述

案例：岳飞的教训/马克思与恩格斯相处

小组讨论：你是否有爱争辩的毛病？以上案例受到什么启发？

5.决议要有成果

1）一定要形成会议决议

2）一般情况下，按多数人的意见作出决议

3）决议最好要当场确认

4）形成会议纪要

案例：某咨询公司开会

6.不要中途退席

1）中途退席的危害

2）封闭式会议

7.领导人立场中立，化解矛盾

1）领导人不首先发言或表态

2）领导人要带动讨论，激发创意

3） 领导人要化解矛盾，不打击不同意见者

4） 领导人要适时总结；

5）领导人要贯彻多数原则

案例：真理往往在少数人手里

案例：列宁的布尔什维克党

案例：儒家的中庸之道

8.追踪会后各项决议的行动和结果

1）及时分发会议纪要 

2）要求实施人拟定实施工作计划

3）及时追踪实施人的工作计划

4）为完成结果提供各种支持

三.高效会议十戒条

1.不开没有明确议题的会；

2.不开有许多议题的会；

3.不开没有准备的会；

最细致的事---准备

4.不开可开可不开的会；

5.不开没有纪律的会议

6.不开没有控制的会议

7.不要无关的人参加；

8.不要作离题的发言；

9.不要作重复性的发言；

10.不要马拉松式会议--议而不决

四.高效会议的三大阶段

一般会议划分为三大阶段

1.会议前—计划

特别应该注意以下六个方面---遵从5W1H原则

案例：某公司解决客户不满会议的日程安排

游戏：5W1H准备-每人写四张纸条

2.会议中-开始、扩展、达成、总结

1）会议的开端

2）开场白

3）规范议程

4）议题的展开

5）扩展/回收

6）达成决议的标志

7）如何达成决议

8）会议的总结

9）形成会议纪要

行动计划－目标计划单

3.会议后—追踪

会议追踪主要有以下事项

结束语：我们的努力方向—桑塔纳和奔驰

高效会议管理（二天）

张锡民 教授

（本课程已出书，《高效会议出业绩：提升企业效能的实战指南》人民邮电出版社）

引子案例：联想会议制度的历史意义

引子问题：回答问题并讨论

第一章.低效会议与高效会议概述

一.低效能会议的3个关键词：高成本、低效率、低业绩

1.低效能会议的5个现状

案例：相关案例

2.低效能会议高成本浪费的6个方面

案例：相关案例

3.低效能会议效率危机的4个特征

案例：相关案例

4.低效能会议低业绩危害的5个表现

案例：相关案例

二.召开高效会议的7个目的

1.商量方法，解决问题

案例：相关案例

2.信息交流，沟通有无

案例：相关案例

3.汇报成绩，量化目标

案例：相关案例

4.资源共享，协调矛盾

案例：相关案例

5.激励士气，优化团队

案例：相关案例

6.管理团队，巩固地位

案例：相关案例

7.宣传政策，开展培训

案例：相关案例

第二章.高效会议的一般规律与特征

一.筹备高效会议的6个要素

1.准确的会议召开、结束时间

案例：相关案例

2.明确的会议地点、与会人员

案例：相关案例

3.会议所需的相关设备

案例：相关案例

4.与会者明确的分工、责任

案例：相关案例

5.明确的会议目的和会议议程

案例：相关案例

6.与会者对会议内容的会前了解

案例：相关案例

二.高效会议的8大铁律 

1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议

案例：相关案例

2.大会、长会少开，小会简开

案例：相关案例

3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代

案例：相关案例

4.减少会议参加者，避免无关人员列会

案例：相关案例

5.与会者先将工作安排好，避免临时退会

案例：相关案例

6.控制会议时间，超过1小时的要有书面通知

案例：相关案例

7.确保会议准时开始和结束

案例：相关案例

8.要有清晰、准确的会议记录

案例：相关案例

三.高效会议记录的两个重要方面

1.会议记录要发挥的5种功能

案例：相关案例

2.会议记录需参考的9条建议

案例：相关案例

四.团队头脑风暴：团队高效会议的7个特征

1．给予尊重、支持、表扬，让与会者融进会议

案例：相关案例

2.大家都可以提问，一起发现问题

案例：相关案例

3．自由发言、一问一答，共同分析问题

案例：相关案例

4．围绕核心讨论，针对同一问题

案例：相关案例

5．总结讨论内容，一起研究方法

案例：相关案例

6．归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的意见

案例：相关案例

7．百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论

案例：相关案例

第三章.高效会议的跟进、落实与评估

一.跟进和落实高效会议的4项措施

1．会议决策内容的资料整理 

案例：相关案例

2．会议决策内容的传达跟踪 

案例：相关案例

3．会议决策内容的会后考核 

案例：相关案例

4．会议决策内容的监督反馈 

案例：相关案例

二.评估高效会议的2种途径

1．会议的直接效果评估

案例：相关案例

2．会议不同角度的效果评估

案例：相关案例

结束语：我们的努力方向—高效会议出业绩